TALLER OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO OEA

TALLERES OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO –OEA

SESIÓN 26 DE SEPTIEMBRE

AgendaAgenda

Temática Horario

1. Presentación general y trámite de la solicitud

08:00 a.m. –09:00 a.m.

2. Análisis de riesgos

09:00 a.m. –11:00 a.m.

3. Asociados de negocio

11:00 a.m. –12:00 m.

4. Seguridad de personal y capacitación

12:00 m. –01:00 p.m.

Operador Económico Autorizado Septiembre de 2018

Coordinación del Operador Económico Autorizado

2018

Trámite de la solicitud

Coordinación del Operador Económico Autorizado

Etapas del proceso de autorización OEA

Procedimiento de los artículos 5 a 16 de la Resolución 15 de 2016, reglamentarios del artículo 9 del Decreto 3568 de 2011, modificado por el Decreto 1894 de 2015.

Preparación y autoevaluación Presentación solicitud (020) a través de los Servicios Informáticos Electrónicos /Manual Radicación en la DIAN documentos soporte en medio físico o magnético Verificación de condiciones (comunicación de incumplimiento) Aceptación o rechazo de la solicitud Visita de validación y elaboración de conceptos técnicos Expedición acto administrativo autorizando o negando 12

567

Coordinación del Operador Económico Autorizado

20 DÍAS

5 DÍAS

40 DÍAS30 DÍAS

Trámite de la solicitud de autorización OEA

Preparación y autoevaluación 1

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https://www.dian.gov.co/aduanas/oea/inicio/Paginas/default.aspx

Preparación y autoevaluación 1

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Trámite de la solicitud de autorización OEA

Preparación y autoevaluación 1

AUTOEVALUACION PARA CONDICIONES:

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Trámite de la solicitud de autorización OEA

Preparación y autoevaluación 1

AUTOEVALUACION PARA REQUISITOS:

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Preparación y autoevaluación 1

DATOS E INFORME AGREGADO:

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http://www.dian.gov.co/dian/oea.nsf/pages/Solicitud_autorizacion?open document Presentación solicitud (Formulario 020) SIE/ Manual 2

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Trámite de la solicitud de autorización OEA

Presentación solicitud (Formulario 020) SIE / Manual

Presentación solicitud (020) Manual 2

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Presentación solicitud (Formulario 020) Manual Importador / Agencia de Aduanas

Documentos soportedelartículo 5delaResolución15 de2016a radicar:

a)Información financiera: estados financierosdelos últimos tres (3)añosanteriores alapresentacióndelasolicitud;

b)Organigramadelaempresa;

c)Mapadeprocesosqueincluya mínimo los procesos misionales, estratégicos,deapoyo ydecontrol;

d)Diagramadeflujodelacadenadesuministro internacional; que incluya razón social y númerodeidentificacióndelos principales actoresqueintervienenenlacadena;

e)Copiadelúltimo informedeauditoría externa relacionado con gestióndeseguridad,sicuenta conél;

Radicación en la DIAN documentos soporte en medio físico o magnético 3

“La información financiera comprende el conjunto de completo de los estados financieros de acuerdo al marco contable que le corresponda, suscritos por el representante legal, contador y revisor fiscal, con corte a 31 de diciembre de los tres (3) años anteriores a la fecha de presentación de la solicitud, los cuales deberán estar acompañados por sus políticas contables, notas explicativas, revelaciones e informe de Gestión y Revisor Fiscal".(Circular 006 del 16 septiembre de 2016)

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Trámite de la solicitud de autorización OEA

f)Matrizderiesgoporprocesos;

g)Documentos que describan los procedimientos para: seleccióndeasociadosdenegocio, selecciónde personal vinculado y acceso físico;

Relacióndeaccionistas con participación individual superioral 30%enlos casosdesociedades anónimas abiertas, certificado porelrevisor fiscal cuando a ello hubiere lugar;

Autoevaluacióndecumplimientodecondiciones y requisitos debidamente diligenciadaen elformato dispuesto porlaDireccióndeImpuestos y Aduanas Nacionalesen elportal web (para exportador o

formato físico para importador y agenciade

aduanas)delOperador Económico Autorizado;

Radicación en la DIAN documentos soporte en medio físico o magnético 3

“Sedebe tenerencuenta quelainformación deaccionistas conparticipación individual superioral 30%, solamente aplica para los casosdelas sociedades anónimas abiertas.

Enlos demástiposdesociedades comerciales o uniones mercantilesde cualquier naturaleza contempladasenel CódigodeComercio,sedeberá allegarla relación completadeaccionistas certificada porrevisor fiscal discriminando socios y/o accionistas con los respectivos NIT y/o númerosdecédula y participación accionaria decadauno.Sedebe tenerencuenta queen elcasodequelaempresa sea una Sociedad porAcciones Simplificada contemplada porla Ley1258de2008,setienelaobligaciónde elegir revisor fiscal conforme a los artículos 1, 2 y 3delDecreto 2020dejuniode2009”.

(Circular 006 del16deseptiembrede 2016).

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Con la radicación de los documentos soporte debe indicar:

Nombre e identificación del Contador en caso que no esté en el RUT.

•El controlante de la sociedad con su identificación (Artículo 30 de la Ley 222 de 1995, la empresa está en la obligación de hacer constar la situación de control en el RUE o Certificado de Rep Legal y en el RUT.

j)Listadodecargos críticosqueincluya: nombre, identificación y cargo que desempeñaenla empresa. Además, informarelnombre, cargo, identificación y datosdecontactodelrepresentante líderdelOperador Económico Autorizado y suplente.

La solicitud se entenderá presentada: Cuando haya sido recibido el formulario 020.

•Hayan sido radicados en su totalidad los documentos soporte señalados en el artículo 5 de la Resolución 015 de 2016.

A partir de este momento se inicia el trámite de la solicitud.

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Radicación en la DIAN documentos soporte en medio físico o magnético 3

DOCUMENTACION INCOMPLETA: Se hace requerimiento ordinario por una sola vez.

La empresa debe responder dentro 10 días siguientes al recibo del requerimiento En caso de no responde o responde por fuera del término se entiende desistida y se archiva.

(Artículo 6 Resolución 15 de 2016) Radicación en la DIAN documentos soporte en medio físico o magnético 3

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Verificacióndecondiciones: (Artículo 7 Resolución15 de 2016)

Lasautoridadesdecontrol (DIAN, POLICIA NACIONAL, ICA E INVIMA) verifican las condiciones del artículo 6delDecreto 3568de2011, modificado porelartículo 5 del Decreto1894 de 2015:“Condicionespara solicitar y mantenerlaautorizaciónOEA”.

Dentro de los 20 días siguientes a la presentación completa de los documentos soporte

Comunicacióndeincumplimientode

condiciones:(Artículo 8 Resolución15 de 2016) Dentro de los 5 días siguientes a la finalización de verificación de condiciones

Respuesta para demostrarelcumplimientode condiciones:

Dentro de los 5 días siguientes al recibo de la comunicación

En caso de concepto desfavorable de riesgos [Núm. 6.1. art 6 Decreto 3568/11] senotifica personalmente [Parágrafo 5 Dec 3568/11]

Proceden recursos de reposición y apelación (CPACA) Suspenden el trámite de la solicitud hasta que se resuelvan Verificación de condiciones (comunicación de incumplimiento) 4

RESULTADOS DE LA VERIFICACION DE CONDICIONES:

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Pronunciamiento sobreelcumplimientodecondiciones:

(Artículo10Resolución15 de2016)

RecibidalarespuestalaDIAN consolida los pronunciamientosdelas autoridadesde control y procede a emitirlaaceptación o rechazodelasolicitud.

Dentro de los 15 días siguientes a la recepción de la respuesta del interesado.

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Verificación de condiciones (comunicación de incumplimiento) 4

Trámite de la solicitud de autorización OEA

Finalizadalaverificacióndecondicionesseprocede a aceptar o rechazar dentrodelos 5 días siguientes.

(Artículo11Resolución15 de 2016)

No procede recurso alguno

Aceptación o rechazo de la solicitud 5

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Trámite de la solicitud de autorización OEA

Res 15 de 2016, Res 67 de 2016 y Resolución 4089 de 2018

(30días siguientes alaaceptación - incluyeeltérminodeanálisisdelaempresa–reuniónde programacióndevisita)

Visita de validación y elaboración de conceptos técnicos 6

Aceptada la solicitud se procede a realizar la visita de validación de requisitos mínimos de seguridad:

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CANTIDAD DE REQUISITOS OEA POR CAPÍTULO Y CATEGORÍA Capítulo Exportador Importador Agencia de aduana Validador

Análisis y Administración del Riesgo12 12 13DIAN - PONAL Asociados de negocio2 3 3 DIAN Seguridad del Contenedor y demás Unidades de carga107 4 PONAL Controles de acceso Físico7 7 8 PONAL Seguridad del Personal7 7 7 DIAN Seguridad de los procesos13 14 14DIAN Seguridad fisica9 7 7 PONAL Seguridad en Tecnología de la Información6 6 6 DIAN Entrenamiento en seguridad y conciencia de amenazas4 4 4 DIAN

CATEGORÍA OEA SEGURIDAD Y FACILITACIÓN70 67 66

Seguridad Fitosanitaria y Sanitaria19 100 ICA Seguridad Sanitaria110 0 INVIMA

CATEGORÍA OEA SEGURIDAD Y FACILITACIÓN SANITARIA100 770

Resultadosdelavisita: CUMPLIMIENTO TOTAL DE REQUISITOS INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS (total o parcial) CONTINUA EL TRAMITE ACCIONES REQUERIDAS

El término para cumplir acciones requeridas: 30 días siguientes al acta de visita mas prórroga de 30 días (Justificar ante el Comité Técnico del OEA)

RECOMENDACIONES (No obligatorias) FORTALEZAS Visita de validación y elaboración de conceptos técnicos 6

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Ejercicio de una mejor práctica, que supera el cumplimiento de un requisito y que se constituye en un elemento que permite garantizar un mejor y más seguro desempeño del Sistema de Gestión.

Mejores prácticas internacionales y se constituyenen unaoportunidad demejora.

Verificación dentro 20 días siguientes a la respuesta.

(Visita o documental]

Trámite de la solicitud de autorización OEA

Lasautoridadesdecontrol elaboran los conceptos técnicos y los remiten a laDIAN: Deberán contenerelanálisisdelaempresa yelresultado definitivodelas visitasdevalidación informando sobreelcumplimientode requisitos y las razones técnicas y jurídicasquesustentanlaautorización o negación. (Artículo14Resolución15 de 2016).

Una vez agotado todo el procedimiento, el Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales, dentro de los 30 días siguientes a la consolidación de los conceptos técnicos expedirá el acto administrativo que decide de fondo respecto de la solicitud. (Artículo 15 Resolución 15 de 2016).

NEGACIONAUTORIZACION Procede el recurso de reposición –Art. 9 Dec 3568/11 conceptos técnicos Expedición acto administrativo autorizando o negando 7

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Trámite de la solicitud de autorización OEA

Revalidación dos años después de expedida la resolución de autorización

El acto administrativo que autoriza un OEA es un acto sujeto a condición

GarantizarqueelOEA mantengaelcumplimientode: •Condiciones.

•Obligaciones.

•Requisitos.

REVALIDACION

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ACCIONES REQUERIDAS

El término para cumplir acciones requeridas: 10 días siguientes al INFORME

Inicia procedimiento interrupción provisional y cancelación.

DETECCION INCUMPLIMIENTO

INFORME INCUMPLIMIENTO

VISITA O REVISION DOCUMENTAL INFORME DE REVALIDACION

Continua con autorización hasta nueva revalidación

Trámite de la solicitud de autorización OEA

INCUMPLE

Curso OEA

Sistema Único de información de Tramites

Plataforma: No mas filas

Requisitos del programa OEA

Normatividad del OEA en Colombia

Se establece el OEA como usuario de mayor confianza Se reglamentan tratamientos especiales para los OEA Se establecen los requisitos para Importadores Circular 6 de 2016: Por la cual realizan precisiones sobre la Normatividad OEA Resolución 4089 de 2018 Se establecen los requisitos OEA para Agencias De Aduanas.

Decreto 349 de 2018 Se adicionan Beneficios Resolución 067 de 2016 Resolución 072 de 2016 Decreto 390 de 2016 Decreto 3568 de 2011 Decreto 1894 de 2015 Resolución 015 de 2016 Se establece el Operador Económico Autorizado en Colombia Se modifica parcialmente y se adiciona el Decreto 3568 de 2011 Artículo 4 para Exportadores Artículo 4-1 para importadores Articulo 4-2 para Agencia de Aduana

Requisitos de seguridad OEA

CANTIDAD DE REQUISITOS OEA POR CAPÍTULO Y CATEGORÍA Capítulo Exportador Importador Agencia de aduana Validador

Análisis y Administración del Riesgo121213DIAN - PONAL Asociados de negocio2 3 3 DIAN Seguridad del Contenedor y demás Unidades de carga107 4 PONAL Controles de acceso Físico7 7 8 PONAL Seguridad del Personal7 7 7 DIAN Seguridad de los procesos131414DIAN Seguridad fisica9 7 7 PONAL Seguridad en Tecnología de la Información6 6 6 DIAN Entrenamiento en seguridad y conciencia de amenazas4 4 4 DIAN

CATEGORÍA OEA SEGURIDAD Y FACILITACIÓN706766

Seguridad Fitosanitaria y Sanitaria19100 ICA

Seguridad Sanitaria110 0 INVIMA

CATEGORÍA OEA SEGURIDAD Y FACILITACIÓN SANITARIA100770

Análisis y Administración del Riesgo OEA

CADENADESUMINISTRO INTERNACIONAL:

Eslared compuesta porunconjuntodeoperadores del comercio exterior que intervienenen elproceso logísticodeladistribución física internacionaldemercancías desdeellugarde procedencia hastasudestino, tales como productores, fabricantes, exportadores, importadores, transportadores, agentesdecarga, agentesdeaduana, depósitos habilitados, puertos, entre otros.enunasunto o campo determinado (Dec3568de2011)

ANALISIS Y ADMINISTRACION DEL RIESGO

Proveedor Frabricant eExportad or

Transporte nacional

Agencia de aduanas

Puerto Aeropuerto Paso de frontera en origen

Transpo rte internal

Puerto Aeropuer to Paso de frontera destino

Transpo rte País destino

Instalacio nes del Cliente en el exterior

Cadena de suministro de extremo a extremo Exportación

PaísLlegada exterior Exportador

Proveed or Frabrica nteExpo rtador

Transpo rte en el exterior

Puerto Aeropuer to Paso de frontera en origen

Transpo rte internal

Puerto Aeropuer to Paso de frontera destino

Agencia de

aduanas

Transpo rte interno

Instalacio nes Importad or Cliente

Centro distribución

Cadena de suministro de extremo a extremo importación

ExteriorLlegada Punto distribución

Zona Franca Deposito Aduana DALI

Importadores

1.1 Tener una Políticade Gestióndelaseguridad basadaenlaevaluación del riesgodesus cadenasdesuministro, lacual debe tener establecidos objetivos, metas y programasde gestióndelaseguridad.

Exportadores

1.1. Tener una PolíticadeGestión delaseguridad basadaenla evaluación del riesgo y orientada a garantizarlaseguridaddesus cadenasdesuministro,lacual debe tener establecidos objetivos, metas y programasde gestióndelaseguridad.

AgenciadeAduana

1.1. tenerunapolíticadegestión delaseguridad basadaenla evaluación del riesgodesus cadenasdesuministro,lacual debe tener establecidos objetivos, metas y programasdegestiónde laseguridad.

Alianza Aduana - Empresa

Análisis y Administración del Riesgo OEA

Política:

lacompañía Xseelaboran productos con estándares internacionalesdecalidad, con sistemasdeproducción que propenden por evitarlacontaminación del medio ambiente y prestar siempreunservicio oportuno a todos nuestros clientes.

Objetivos: Fabricar productosdealta calidad.

Metas: 0%dedevolucionesdemercancías por imperfectos Auditoriadecalidadal100%delos productos fabricados Programa: Auditoriasdecalidad, técnicasdeproducción por producto.

Política:

lacompañía Xseelaboran productos con estándares internacionalesdecalidad;secumple entodos los aspectos conlanormatividad legal vigente yserealizan operacionesdecomercio exterior con altos nivelesdeseguridad para prevenirelfavorecimientodeactividades ilícitas.

Objetivos: Realizar operacionesdeexportación coneltotal cumplimientodelanormatividad aduanera Metas: 0%Desanciones originadasen elincumplimientodelanormatividad aduanera Revisión del100%delas declaraciones aduaneras previo asupresentación.

Programas : Seleccióndeproveedores logísticos: agenciadeaduanas Supervisióndetramites aduaneros.

1.2. Tenerunsistemade administraciónderiesgos enfocadoenlacadenade suministro internacional, que prevea actividades ilícitas, entre otraslavadodeactivos, narcotráfico y financiación del terrorismo.

1.2 Tener un sistema de administración de riesgos enfocado en la cadena de suministro internacional, que prevea actividades ilícitas, entre otras lavado de activos, contrabando, tráfico de estupefacientes, tráfico de sustancias para el procesamiento de narcóticos, terrorismo, financiación del terrorismo y tráfico de armas.

Importadores Exportadores

AgenciadeAduana

1.2. Tenerunsistemade administraciónderiesgos enfocado ensucadenadesuministro internacional, que prevea actividades ilícitas, entre otras, lavadodeactivos, contrabando, tráficode estupefacientes, tráficodesustancias paraelprocesamientodenarcóticos, terrorismo, financiación del terrorismo y traficodearmas.

Alianza Aduana - Empresa

Análisis y Administración del Riesgo OEA

Sistema:

- Conjuntodereglas o principios sobreunamateria racionalmente enlazados entresí.

- Conjuntodecosas que relacionadas entresíordenadamente contribuyen a determinado objeto. (Dicc Real Academia Española)

Riesgo:

laposibilidadde quesuceda algoquetendráunimpacto sobre los objetivosdela empresa.Selomideentérminosdeconsecuencias y probabilidades (ModelodeAdministraciónderiesgodeLavadodeactivos, financiación Terrorismo)

MODELOS DE GESTION DE ANALISIS DE RIESGOS:

-Iso31000 -AnálisisdeRiesgosen5 pasosdeCTPAT(disponible página DIAN) -Modelodeadministración del RiesgodeLavadodeActivos, Financiación del terrorismo y contrabando para e sector comercio exterior (UNODC–DIAN)(disponible página DIAN)

PROCESOS DE LA COMPAÑÍA Y CADENA DE SUMIINSTRO

COMUNICAR Y CONSULTAR

Identificar riesgos Establece r el contexto

- Como ocurre Analizar riesgos - Cual es la causa Evaluar riesgos

Probabilidad

Impacto

Tratar riesgos

Controles

MONITOREO Y REVISIÓN

INTERNOSEXTERNOS

Análisis y Administración del Riesgo OEA

ANALISIS DE RIESGOS:

Probabilidad: Posibilidadde que unriesgosematerialice Ejemplo:Muyprobable, Posible, Raro Impacto: Efectos o daños sobrelaempresa Ejemplo: Alto, Medio Bajo.

Nivel del Riesgo: Probabilidad x Impacto Riesgo inherente: propiodecada actividad Riesgo Residual:Elqueresulta despuésdeaplicar los controles

Análisis y Administración del Riesgo OEA

1.3 Tener procedimientos documentados para establecer el nivel de riesgo de sus asociados de negocio en la cadena de suministro internacional.

1.7 Identificar y mantener actualizados los cargos críticos relacionados con la seguridad de la cadena de suministro internacional.

1.10. Controlar el acceso y salida de información por medio de correo electrónico, soportes magnéticos, dispositivos de almacenamiento extraíble y demás.

1.9 Controlar el acceso y salida de información relacionada con la cadena de suministro internacional, por medio de correo electrónico, soportes magnéticos, dispositivos de almacenamiento extraíble y demás.

1.11. Establecer las áreas consideradas como críticas en sus instalaciones

1.12. Establecer las áreas consideradas como críticas en sus instalaciones

EXPORTADOR IMPORTADOR AGENCIA ADUANAS

Análisis y Administración del Riesgo OEA

CONTROLES EXPORTADOR IMPORTADOR AGENCIA DE ADUANAS

ASOCIADOS DE NEGOCIO

1.4. Demostrar mediante manifestación suscrita por sus asociados de negocio no autorizados como Operador Económico Autorizadoen Colombia ni certificados por otro programa de seguridad administrado por una aduana extranjera, que cumplen requisitos mínimos de seguridad en la cadena de suministro internacional.

1.5. Realizar y documentar una visita de vinculación y en adelante visitas bienales a las instalaciones donde sus asociados de negocio desarrollan sus operaciones, con el fin de verificar el cumplimiento requisitos, mínimos de seguridad en la cadena de suministro internacional.

1.6. Exigir a sus proveedores un plan de contingencia de su actividad que garantice el desarrollo óptimo de las operaciones contratadas.

2.1. Debe tener procedimientos documentados para la selección, evaluación y conocimiento de sus asociados de negocio que garanticen su confiabilidad.

2.2. Debe identificar a sus asociados de negocio autorizados como Operador Económico Autorizado en Colombia o certificados por otro programa de seguridad administrado por una aduana extranjera.

2.3 Verificar que en los casos en que transfiera, delegue o tercer ice o subcontrate alguno de sus procesos críticos, relacionados con sus cadenas de suministro, que el prestador del servicio implementa medidas de seguridad, orientadas a mitigar riesgos en la cadena de suministro internacional.

2.3 Verificar que en los casos en que contrate un proveedor de servicios logísticos para alguno de los procesos críticos relacionados con la cadena de suministro de sus clientes, que el prestador del servicio implementa medidas de seguridad orientadas a prevenir y mitigar riesgos en la cadena de suministro internacional.

1.10 Tener establecidas cláusulas de confidencialidad y de responsabilidad en los contratos de sus proveedores logísticos, que garanticen la protección de la

CONTROLES

Controles Exportador Importador Agencia de Aduanas CARGOS CRITICOS

1.8. Tener establecidas cláusulas de confidencialidad y de responsabilidad en los contratos de su personal vinculado.

AREAS CRITICAS1.12. Utilizar sistemas de alarma y/o videocámaras de vigilancia para monitorear, alertar, registrar y supervisar las instalaciones e impedir el acceso no autorizado a las áreas críticas y de manejo, inspección o almacenamiento de carga.

1.13. Utilizar sistemas de alarma y/o videocámaras de vigilancia para monitorear, alertar, registrar y supervisar las instalaciones e impedir el acceso no autorizado a las áreas críticas.

MANTENIMIENTO ESTANDARES OEA

1.11 Realizar de forma anual validaciones internas para verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos de seguridad del Operador Económico Autorizado ANALISIS Y ADMINISTRACION DEL RIESGO

GRACIAS

Coordinación del Operador Económico Autorizado Teléfono: 6079800 extensión 906022 oeacolombia@dian.gov.co

Coordinación del Operador Económico Autorizado