Octubre de 2024

Operador Económico Autorizado

Subdirección del Operador Económico Autorizado

El OEA como herramienta de eficiencia en los procesos y la cultura organizacional

OEA: Eficiencia en los procesos y cultura organizacional

Hoy exploraremos cómo el programa Operador Económico Autorizado contribuye significativamente en el desarrollo organizacional de las empresas, en ámbitos como: L Las Optimización, Confianza y Cumplimiento

Gestión y administración de riesgos Optimización de procesos Cultura organizacional Reputación y credibilidad Capacitación

Gestión y administración de riesgos

El programa del Operador Económico Autorizado fomenta la cultura de evaluación y mitigación de riesgos, lo que ayuda a las empresas a ser más proactivas frente a las amenazas potenciales; además contribuye a la implementación de controles más estrictos y seguros en la cadena de suministro, minimizando vulnerabilidades y protegiendo las operaciones comerciales frente a amenazas externas.

L Las

Sistema de administración de riesgos enfocado en la cadena de suministro internacional Análisis y evaluación de riesgo para:

Asociados de negocio (Proveedores y clientes)

Personal

¿Por qué?

Áreas

Gestión y administración de riesgos

Beneficios de implementar un sistema de riesgos

L 1

2

3

4

Reducción de riesgos Identifica y mitiga los riesgos potenciales antes de que ocurran, minimizando las consecuencias negativas.

Mejora la toma de decisiones​ Proporciona información actualizada y precisa para tomar decisiones estratégicas y operativas.

Mejora la competitividad​ Fortalece la capacidad de la empresa para resistir las interrupciones y mantenerse a la vanguardia de la competencia y el contexto en el cual se desarrolla.

Adaptación continua​ Promueve una necesidad de análisis constante, lo cual le permite adaptarse a los cambios en el entorno de manera eficaz.

Optimización de procesos

A qué se refiere la optimización de los procesos:

“(…) puede definirse como una estrategia o técnica que consiste en la adaptación y mejora de diferentes procesos del día a día de una organización con el objetivo de aumentar la eficiencia, eliminar errores, ahorrar tiempo y reducir costes.” * Y si te estás preguntando ¿Esto qué tiene que ver con la cadena de suministro internacional?, varios ya se han referido al tema: “La cadena de suministro de una organización es un proceso empresarial muy importante y es crucial para que la experiencia del cliente sea satisfactoria. Una cadena de suministro de alto rendimiento brinda eficiencia y capacidad de respuesta a las empresas, por lo que sus clientes obtienen lo que desean, cuándo y dónde lo deseen, de una manera que sea rentable para la organización y que contribuya a la sustentabilidad de la cadena de suministro.” **

* Tomado de: Optimización de procesos: ¿cómo implementarla? | Personio ** Tomado de: ¿Qué es la optimización de la cadena de suministro? | IBM

Optimización de procesos

ActividadesOEA Mapeo del proceso

** Tener procedimientos estandarizados y documentados

Tener procedimientos documentados para:

-Gestión de los asociados de negocio -Garantizar la seguridad del contenedor y demás unidades de carga -Controlar el acceso físico -Gestión de personal (colaboradores) -Realizar las operaciones de comercio exterior -Garantizar la seguridad en tecnología de la información Revisión continuaRevalidaciones

Para optimizar un proceso, una organización debería considerar, entre otras las siguientes:

Asegura consistencia: Todos los colaboradores siguen los mismos pasos, lo que garantiza uniformidad en la calidad y resultados de los procesos.

¿Por qué? **

Reduce errores: La claridad en los procedimientos minimiza la confusión y disminuye el margen de error en las operaciones.

Cumplimiento normativo: Ayuda a garantizar que la empresa cumpla con las regulaciones y estándares necesarios, reduciendo el riesgo de sanciones o problemas legales

Cultura organizacional

L 1

2

3

Promueve el cumplimiento y la seguridad

La implementación del OEA requiere que todos los niveles de la empresa adopten prácticas rigurosas de seguridad y cumplimiento, lo que promueve un enfoque organizacional hacia la responsabilidad y la integridad.

Impulsa la colaboración interna

Para cumplir con los estándares del OEA, diversas áreas de la empresa (alta gerencia, operaciones, logística, finanzas, personal, seguridad, etc.) deben trabajar de manera conjunta, lo que fortalece la comunicación y el trabajo en equipo.

Establece un compromiso con la mejora continua

El OEA exige revisiones y mejoras periódicas, lo que impulsa a la organización a buscar constantemente la optimización de procesos y la adaptación a nuevas normativas y mejores prácticas.

Capacitación

La implementación del programa requiere capacitación continua del personal, lo que garantiza que estén preparados para cumplir con los estándares y regulaciones, contribuyendo a la eficiencia operativa y la seguridad en la cadena de suministro.

Fortalecer la seguridad en la cadena de suministro

Asegurar el cumplimiento normativo

Reducción de costos y mejora en la competitividad

Capacitar al personal puede reducir los errores que puedan derivar en sanciones, retrasos aduaneros o incumplimientos que afecten la operatividad de la empresa y puede ser un elemento que acerque más a la organización al cumplimiento de las leyes locales e internacionales.

Capacitar a los colaboradores en protocolos de seguridad, detección de amenazas, y manejo adecuado de mercancías, entre otros temas, contribuye a la reducción y/o mitigación de riesgos identificados por el sistema de gestión y administración de riesgos.

Un personal capacitado comete menos errores en los procesos, lo que puede evitar extra costos, retrasos, sanciones o pérdidas, puede mejorar la productividad del personal para que realicen sus tareas de manera eficiente lo pueden contribuir a un flujo eficaz.

Reputación y credibilidad

La autorización como Operador Económico Autorizado es un reconocimiento como un socio comercial confiable y seguro ante clientes, socios comerciales y autoridades de control que intervienen en el programa (DIAN, Policía Nacional – Dirección Antinarcóticos, ICA, INVIMA, DIMAR y Superintendencia de Transporte) y puede verse reflejado en: 1

2

Atracción de nuevos negocios

Pueden acceder a nuevas oportunidades de negocio y alianzas estratégicas gracias a su reputación fortalecida.

Mejora la imagen de la empresa

Diferenciándola de la competencia y abriendo puertas a nuevas oportunidades comerciales.

Facilita el comercio internacional

Al recibir beneficios aduaneros y un tratamiento prioritario, la empresa se posiciona como más eficiente y competitiva, lo que refuerza su credibilidad en el mercado global.

3

Hablemos de beneficios

24

26

7

5

ExportadorImportadorAgencia de AduanasInstalación Portuaria

Nota: Los beneficios de los OEA autorizados se encuentran en el micrositio de la página web de la DIAN https://www.dian.gov.co/aduanas/oea/inicio/Paginas/default.aspx, en el menú “Beneficios”.

Número de beneficios por tipo de usuario

https://www.dian.gov.co/aduanas/oea/inicio/Paginas/beneficiosOEA.aspx

Tipos de beneficios

Reputación e imagen

Seguridad en la cadena de suministro internacional Mas negocios Desarrollo organizacional

Aduaneros Tributarios Operacionales ARM con otros países

B E N E F I C I O S

Aduaneros

Tributarios

Operacionales

Acuerdos Reconocimiento Mutuo ARM

✓Devolución saldos a favor de IVA en menor tiempo.

✓A los OEA exportadores que fueron ALTEX: importación de maquinaria industrial no producida en el país sin IVA (literal g) del artículo 428 del Estatuto Tributario).

✓Reconocimiento nacional e internacional como operador seguro y confiable.

✓Pago consolidado.

✓No constitución de garantías para respaldar obligaciones o reducción de las mismas, dependiendo del tipo de usuario autorizado.

✓Capacitaciones especializadas.

✓Congreso OEA.

✓Se permite importaciones temporales para procesamiento industrial de materias primas.

✓Facilidades en régimen de tránsito aduanero.

✓Agilización de trámites en la VUCE.

✓Beneficios a los OEA exportadores colombianos al arribo de su carga a otros países con los que se tiene suscrito un ARM.

✓Beneficios a los importadores colombianos que negocien con OEA de otros países con ARM.

DIAN POLICÍA ANTINARCÓTICOS INVIMA ICA

✓Atención preferencial en trámites.

✓Turnos ágiles.

✓Inspección no intrusiva.

✓Disminución de inspecciones de carga.

✓Asignación de un oficial de operaciones.

Tipos de beneficios

Inspección a las exportaciones por Policía Nacional

69.704

2.885

3.563

DocumentalPerfilación físicaPerfilación por escáner

NÚMERO DE OPERACIONES CON SELECTIVIDAD

91%

4%

5%

PORCENTAJE OPERACIONES CON SELECTIVIDAD

DocumentalPerfilación físicaPerfilación por escáner

Exportaciones OEA por país de destino

PAÍSEXPORTACIONES

Ecuador78.878

EE.UU.47.360

Perú46.152

México44.142

Costa Rica32.380

Venezuela27.437

Guatemala24.851

Chile24.217

R. Dominicana19.826

El Salvador16.207

Bolivia14.748

Brasil11.460

Acuerdos de Reconocimiento Mutuo

https://www.dian.gov.co/aduanas/oea/inicio/Paginas/reconocimientomutuo.aspx

20182019202120222023

Chile México Perú Multilateral Alianza Pacifico Bolivia Ecuador Perú Multilateral Comunidad Andina Brasil Uruguay Argentina –Bolívia -Brasil- Costa Rica -Chile Guatemala –Paraguay –Peru -República Dominicana-Uruguay Costa RicaGuatemalaEstados Unidos Acuerdo Multilateral de las Américas

Acuerdos de Reconocimiento Mutuo

https://www.dian.gov.co/aduanas/oea/inicio/Paginas/reconocimientomutuo.aspx

Colombia

Chile

México

Perú

Documentos de aduana

Para aplicar los Acuerdos de Reconocimiento Mutuo, es crucial seguir las guías de aplicación de beneficios, las cuales establecen las consideraciones clave para el correcto diligenciamiento de los documentos de aduana.

Estas guías garantizan que los procesos aduaneros cumplan con los requisitos necesarios para acceder a los beneficios del acuerdo, facilitando un intercambio comercial seguro y eficiente entre los países participantes.

2018

Multilateral Alianza Pacifico

Guías de aplicación ARM

¿Dónde encontrar más información?

Beneficios Micrositio OEA

Generalidades del proceso de autorización

0

Preparación previa

Revisión interna de las condiciones y requisitos, frente al cumplimiento

https://www.dian.gov.

co/aduanas/oea/inicio/ Paginas/autoevaluaci %C3%B3n.aspx

Diligenciar y presentar la solicitud

Radicando los documentos soporte indicados en el art 5 de la Resolución 15 2016

2

Verificación cumplimiento de condiciones

(Trámite interno autoridades de control)

3

Aceptación o Rechazo de la solicitud

4

Análisis y estudio de la empresa

5

Visita de validación

6

Elaboración conceptos técnicos

(Trámite interno autoridades de control)

7

Expedición acto administrativo autorizando o negando

1

0. Preparación previa

Autoevaluación de cumplimiento de condiciones previas y requisitos mínimos – Exportador Condiciones Requisitos

Autoevaluación de cumplimiento de condiciones previas y requisitos mínimos – Exportador Requisitos

** Aunque cuentan con los procedimientos documentados y los formatos para el desarrollo de la actividad, no cuentan con el 100% de los estudios socioeconómicos que incluyen visitas domiciliarias para el personal que ocupa cargos críticos.

** Si bien cuentan con un procedimiento documentado, el numeral no tiene relación alguna con las medidas para identificar conductores y vehículos

Autoevaluación de cumplimiento de condiciones previas y requisitos mínimos – Exportador Datos e informe

Principales cambios del proyecto normativo del programa OEA

Cambio normativo del programa

Competencias

Se ajustan las competencias para expedir los A.A. y recursos de conformidad con el Decreto 1742 de 2020

Definiciones

Se ajustan las existentes y se adicionan otras definiciones para hacer más coherente el programa.

Condiciones

Se ajustan algunas disposiciones: en la categoría sanitaria, se adiciona la condición de encontrarse al día en obligaciones con Invima.

Revalidaciones

Se permiten las revalidaciones virtuales

Beneficios

Se adicionan beneficios aduaneros, se permite que cada autoridad de control otorgue de manera individual o conjunta beneficios adicionales. Se listan los demás beneficios consagrados en la normatividad aduanera y tributaria.

Perdida de la autorización

Se adicionan las disposiciones de pérdida de la autorización y se armoniza el articulado con el DL 920 de 2023 - Régimen Sancionatorio Aduanero.

Reglamentación

De los nuevos tipos de usuario podrá ser expedida únicamente por la DIAN, o de manera conjunta con la o las demás autoridades de control que participen en los temas a reglamentar.

SOCIEDAD SOLICITANTE S.A.

Condiciones

Sociedad Solicitante S.A

-Miembros de juntas directivas -Representantes legales -Contadores -Revisores fiscales -Representantes aduaneros

ACTUAL Decreto 3568 de 2011

Accionista – Controlante directo

(51%)

Accionista

(15%)

Accionista

(15%)

Accionista

(15%)

Accionista

(4%)

Controlante directo

(100%)

Accionistas a verificar:

30% En adelante del capital accionario, para las sociedades Anónimas Abiertas.​​

100% Capital social o accionario, para los demás tipos societarios

SOCIEDAD SOLICITANTE S.A.

Condiciones

Sociedad Solicitante S.A

-Miembros de juntas directivas -Representantes legales -Contadores -Revisores fiscales -Representantes aduaneros -Agentes de aduana -Auxiliares de aduana -Representantes líderes OEA

NUEVO Decreto OEA

Accionista – Controlante directo

(50%)

Accionista

(15%)

Accionista

(15%)

Accionista

(15%)

Accionista

(5%)

Controlante directo

(100%)

Accionistas a verificar:

30% En adelante del capital accionario, para las sociedades Anónimas Abiertas.​

5% En adelante del capital social o accionario, para los demás tipos societarios

No se verifican los minoritarios​

Homologación

Establecimiento

Solvencia Financiera

Trayectoria Efectiva

3 años

Cumplimiento condiciones 6.1.2, 6.1.4 y 6.1.13

ACTUAL Decreto 3568 de 2011

NUEVO Decreto OEA

Fusión o Escisión

✓Controlante ✓Casa matriz ✓Fusionada ✓Escindente​

COMITÉ TECNICO

Datos de contacto oeacolombia@dian.gov.co

Para más información, pueden consultar en el Micrositio OEA

Inicio (dian.gov.co)

Gracias

Subdirección del Operador Económico Autorizado